相手を動かす説明の仕方
お前の説明は分かりずらい、何言ってるか分からないって言われたことないですか？
今回紹介する方法は今すぐにでも実践できるのでぜひ試して見てください！
説明の目的
説明には３つのゴールがあります。
①理解してもらう
②納得してもらう
③行動してもらう
この3つのいずれかに当てはまるはずです。
これを意識しながら説明するだけで話がまとまり伝わりやすくなります。
説明の基本形
説明する時には最低限守らなければならない基本形があります。それがこちら
①相手の都合を確認し目的を言う
②結論を先に言う
③今後の展開
この中で1番大事になってくるのは①です。
説明する際には相手の時間を使ってしまいます。なので相手に「今お時間よろしいでしょうか？」と一言聞くことが大事になります。そして何の話なのかを伝えることで、緊急性が高い話なのか、別の時でもいい話なのかの判断が相手にしてもらうことが出来るので重要になります。
①ができても②の結果を1番最初に伝えないと相手の時間をむだに消費してしまいます。
よくある失敗の例として、結果になるまでの過程をダラダラと喋り続け最後に結果を言ってしまう説明です。例えば営業の結果について知りたいだけなのに「○○さんとこんなことやあんなことがあって〜」のように一瞬で終わるような会話も終わらなくなってしまいます。なので結果を先に伝え必要であればその過程を伝えていきましょう。
そして最後に③の今後の展開を相手に伝えることで説明がまとまり相手に伝わりやすくなります。
説明する時の注意点
頭の中を整理する
よくいるのが説明してる時に「えー」「あー」などの言葉を言ってしまう人です。話す内容が整理されておらず次に何を話すか決まっていないので分かりやすい説明にはなりません。
もし仮に100のことを伝えたいとすれば、120のことを自分は知識として持っていないと上手に話すことができません。
事前準備をする
分かりやすい説明をするには事前準備が大切になってきます。
①自分の知識や情報を整理する
②相手の知りたい情報を整理する
③話のストーリーを作る
この3つに従って準備することで話が綺麗にまとまります。さらに5W2Hを使うと抜け漏れの無い説明ができます。
※5W2Hとは
When(いつ) Where(どこで) Who(だれが) What(何を) Why(何を) How(どのように) How match(どれだけ)
事実と考え
情報を伝える際に大事になってくることが事実情報とそれ以外の情報に分けて伝えることです。
まず先に事実情報を伝え、そこから自分の意見や考えを伝えるようにすることで、
情報が区別され、わかりやすくなります。
短文でテンポよく
喋るときには1回の文で60文字ぐらいで喋り、重要な範囲に絞り伝える範囲を決めることが大事になってきます。
その時のコツが「○○であれば」「○○なので」「○○しても」などの文をつなぐ言葉をあまり使わないように意識しましょう。
指示を出すときの注意
淡々と指示を出す
ここまでのことを意識して相手に伝えればそれなりに動いてくれるでしょう。しかしもう１歩先のことをするのであれば、「目的＋指示」「目的＋指示＋期待」を意識して伝えましょう。
例えば「今週の日曜日にプレゼンがあるから準備よろしく」
と言われるのと、
「今週の日曜日に会社の運命を決める重要なプレゼンがあるんだ。5分間のプレゼンだからスライド10枚程度で頼む。君の今までの成績を見て君にお願いしているんだよ、君ならできるよ」こう言われるのはどちらのほうがいいですか？
ほとんどの人が後者だと思います。期待も込めて説明されるとモチベーションも上がりますよね。そして人は期待されると、期待通りの結果を出すと言われていて、このことをピグマリオン効果と呼びます。
否定的な言葉を使って説明しない
「イベントのWebページを作成してほしい。だけど10万円しか予算がないんだ…」
こう説明されるのと、
「イベントのWebページを作成してほしい。そこで予算は10万円だ」
このように説明されるのだとどちらのほうがいいですか？
前者だと10万円しか予算がないのか…って思ってしまいモチベーションが下がってしまいますよね。
なので後者の肯定＋肯定の説明を行うと相手のモチベーションを上げることができます。
ビジネスの場面
あいまいな表現はNG
「○○だと思う」「できるだけ」「だいたい」などの言葉は絶対にNGです。
数字を使って表現できるところは数字を使って説明し、自分に自信を持ち断定的に言い切りましょう。
しかし断定的に言い切ることにもデメリットがあります。
相手によっては強い口調だと感じられ威圧感がある、意見を押し付けられたように思われてしまうことがあります。
なので次の例のように柔らかい言葉でつなぎ、最後に断定的に言い切ると相手を説得することができます。
「とてもお似合いだと思います。サイズもぴったりでお客様にお似合いです！！」
時間をオーバーしてまで喋らない
相手にはその次に予定が入っているかもしれないので時間は必ず守り、制限時間を設けることによって緊張がうまれ集中しながら喋ることができます。
「エレベーターピッチ」という言葉があります。
もともとは、ある起業家が投資家に対してエレベーターに乗っている30秒間の中で自分の事業プランをプレゼンして、投資家から必要な資金を獲得したという話に由来します。
たった30秒で人を動かすことができるのでよほど説得力のある説明でなければならないでしょう。
しかし、30秒や1分という短い時間を意識し、重要なポイントに絞って話そうとすることで分かりやすい説明になるんではないでしょうか。
PREP法
このPREP法とは
Point(結論)→Reason(理由)→Example(具体例)→Point(結論)
の順で話を構成する方法です。
このPREP法で重要になってくるのがExample(具体例)の部分です。
「お隣の○○さんもご利用されていますよ」だったり「東京ドーム３個分の広さです」と言われたほうが、信用度が増したりイメージが沸いてくるはずです。
また具体例は３つ挙げることをおすすめでします。
研修やセミナーなどでは「１つの理由(具体例)を話すと３分の１が理解納得し、次の理由(具体例)で３分の２が理解納得する。3つ目の理由(具体例)を話すことで、やっと全員が理解納得してくれるとよく言われます。
まとめ
説明することでもっとも重要なことは相手の時間を奪っているということを自覚することだと思っています。
なので説明の基本形である、
①相手の都合を確認し目的を言う
②結論を先に言う
③今後の展開
をしっかり守って喋り始めましょう。
そして相手にどうなってほしいのか(ゴール)を意識しながら喋ることで今までとは少し変わった説明になるんではないでしょうか。
